Como Evitar Insolvência por Má Gestão!

Em abril de 2014 entrei em uma Padaria Tradicional de Sorocaba-SP, localizada em uma das principais avenidas para tomar um café e como de hábito fiquei observando a movimentação e as operações da casa.

O atendimento era ruim demais, faltavam itens que em um café e ou lanche são considerados imprescindíveis, os consumos não eram registrados com rigor nas comandas e as funcionárias em estado precário de apresentação. Sem falar que as 8 horas da manhã faltava o item principal de uma padaria o pão.

Quando me dirigi ao caixa para efetuar o pagamento de meu consumo, observei em uma prateleira que um determinado item de qualidade e marca consagrada estava com valor de venda etiquetado com 70% a menor que o valor normal de mercado.

Comprei uma unidade para levar para minha casa e arrematei o saldo da prateleira. Coloquei em uma caixa de papelão do próprio produto. Retornei no outro dia próximo ao horário de almoço para falar com o proprietário da Padaria.

Fui muito bem recebido, perguntei se eles tinham seus custos rigorosamente controlados e comentei sobre o item que eu teria arrematado. Imediatamente ele consultou suas notas fiscais de compras e confirmou o erro observado e outros tantos com a mesma intercorrência. Claro que devolvi os itens arrematados e me reembolsei do valor que havia gasto.

No sistema podemos constatar que pelo volume de venda daquele item, ao longo de um ano o prejuízo seria de mais de R$ 200.000,00. Imaginem nos demais itens com a mesma irregularidade!
O resultado de meu gesto significou um Contrato de Gestão que imediatamente damos início aos  trabalhos que teve duração de OITO MESES;
Após a reunião do contrato, aproveitei e almocei no local e poder observar a rotina de almoço, quando constatei mais de “vinte problemas” a serem resolvidos.

Acompanhei a troca de turno as 15 horas; Era uma festa! Os Donos chegavam as 12 Horas para Almoçar, familiares almoçavam do bom e do Melhor e nada pagavam, funcionários consumiam e não anotavam em lugar algum, saiam com sacolas e bolsas abarrotadas,  levavam 20 pães cada um, marmitex bem servido com o que tinha de melhor de “SOBRAS”no Self Service, Caixas desviando valores, Comandas sem Controle, funcionários saindo livremente pelo portão lateral sem controle algum etc, etc.

Nota: Por questões de sigilo não mencionaremos o nome da Empresa Cliente tampouco de valores envolvidos em suas operações ou alguma característica que possa identificar a empresa.

Como primeiro ato, separamos as contas da Padaria, Lanchonete, Restaurante e Produtos de Revenda (Gôndolas). Isso propiciou uma melhor visão de faturamento por setor, por produtos e por clientes.

Em um segundo momento efetuamos “Análise Crítica das Compras Diárias” e cruzamos com o faturamento por setor. Imediatamente deu para concluir que o negócio não sobreviveria por mais de 90 dias se não tivéssemos tomado as medidas radicais e emergenciais nas operações do negócio.

O Custo do Produto Vendido (CPV) que seria a soma dos valores de compras (Custo Variável) , mais a despesas Fixas  (Custo Fixo) (Aluguel, Energia, Água, Salários, Telefone, etc )não poderia ultrapassar a 80% do Faturamento. Afinal depois do CPV temos que aplicar o Mark up que nada mais é do que as siglas pertinentes como: Pis Cofins, ICMs, IRPJ, CSLL e Margem.

Colocamos o Vestiário de forma que os funcionários só poderiam entrar na áreas de produção depois de vestidos com uniformes e lá deixavam suas bolsas e sacolas antes do acesso. Com isso os funcionários não poderiam sair com sacolas salvo o que tinha que passar pelo caixa.

Com esta medida na primeira semana os gastos no “Atacado” caiu 30% e na segunda caiu 50% com insumos destinados apenas para as necessidades operacionais;

A revolta foi grande mas era necessário. Teve funcionários que pediu demissão pela ofensa de não poder levar mercadorias como de hábito. Levar vantagem já fazia parte do dia a dia deles e a empresa não tinha estas obrigação com ninguém.

Os desvios eram tão absurdos   que o volume do faturamento se manteve e os gastos diários com Atacado caiu mais de 50%.

Outra importante ação que tomamos foi colocar uma lente mais crítica sobre o Custo Fixo. As contas estavam fora de controle e no rateio proporcional o CPV individual beirava cem por cento e até a maior. Ou seja, não sobrava para o cálculo de mark up.

Constantemente as Contas básicas de Energia e água somente eram pagas mediante ameaças de corte por parte das operadoras SAAE e CPFL;

Uma das medidas que se tomou com louvores foi o fato de termos adotado uma reserva de caixa diária que chamamos de TRC (taxa de Reserva de Caixa). O sistema emitia no fechamento de caixa a quantidade de Clientes que passaram pelo caixa. Do valor do dia debitávamos R$ 1,00 por cliente como TRC. Esta medida possibilitou fazer reserva mensal que cobria as contas fixas como energia e água e ainda salvava algumas emergências.

Ficaria muito extenso mencionar cada ganho obtido. Mas o fato é que resumidamente a Empresa foi recolocada sobre os trilhos. Seus Diretores passaram a acompanhar as operações com monitoramento compartilhado, passaram a fiscalizar os resultados diários e começaram a ver resultado em seu negócio.

Infelizmente a grande maioria das empresas naufragam na insolvência sem ao menos saber onde foi que erraram. Em muitos casos buscam socorro de profissionais especialistas quando o quadro já é irreversível.